Seorang pemenang takkan pernah berhenti untuk berusaha dan orang yang berhenti untuk berusaha takkan menjadi seorang pemenang

BKD PATI GELAR DIKLAT MANAJEMEN ARSIP WITH EDMS (Elektronic Document Management System)

Dalam rangka meningkatkan kualitas sumber daya aparatur dalam bidang kearsipan, Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Pati menyelenggarakan kegiatan Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Kearsipan & EDMS (Elektronic Document Management System) yang diadakan selama 3 (tiga) hari dari tanggal 20- 22 September 2016. Pembukaan diklat dilaksanakan hari Selasa (20/9) bertempat di Hotel Brothers Solo.

Acara dibuka oleh Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Pati yang diwakili oleh Kepala Bidang Sumber Daya Manusia Bapak M. Syaiful Ikmal, didampingi Direktur  TechnoPhoria Bapak Agung Yulianto Nugroho serta Bapak Muchamad Sugarindra selaku Narasumber. Dalam sambutannya bapak M. Syaiful Ikmal menyampaikan bahwa diklat teknis Manajemen Kearsipan adalah suatu keharusan bagi PNS dan merupakan amanat UU Aparatur Sipil Negara (ASN) Nomor 5 Tahun 2014. UU ASN menuntut PNS menjadi aparatur yang profesional dan memiliki kompetensi untuk melaksanakan tugas dan fungsi sesuai jabatan yang diembannya. Disampaikan juga harapan agar pelaksanaan Diklat Manajemen Kearsipan ini dapat menghasilkan Aparatur Sipil Negara yang handal dalam mengelola arsip di SKPD masing-masing. Arsip merupakan kebutuhan penting untuk menunjang tugas dan keberadaan suatu organanisasi.

Diklat ini diikuti oleh 30 orang pegawai yang bertanggungjawab terhadap sistem pengarsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pati, agar berjalan dengan baik dan memenuhi standar kearsipan sebagaimana yang ditentukan.

Pemahaman tentang bagaimana mengarsip,mengelola dan mengontrol dokumen sangat vital dalam penyediaan informasi yang up to date dan tepat. Pemanfaatan sistem informasi dan teknologi filling system merupakan kebutuhan yang tidak terelakkan lagi dalam mengatur data dan dokumen yang real time. Diklat ini membahas tentang bagaimana melakukan pengarsipan dan pengelolan dokumen kantor sehingga dokumen selalu dalam keadaan siap diperlukan, up to date dan dalam keadaan terkontrol.

Manajemen Kearsipan merupakan proses dimana sebuah organisasi mengelola semua aspek arsip baik yang diciptakan maupun yang diterimanya dalam berbagai format dan jenis media, mulai dari penciptaan, penggunaan, penyimpanan, dan penyusutan. Manajemen Kearsipan memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip.

Tana Naskah Kepegawaian Elektronik-Document Mangement System (EDMS) merupakan sistem baru yang bisa menjadikan penyimpanan data pegawai secara elektronik, sehingga media penyimpanan hanya membutuhkan space yang kecil serta untuk melakukan pencarian cukup dengan memasukkan nomor identitas dan semua data yang bersangkutan dengan nomor identitas akan keluar keseluruhan. Tata Naskah Kepegawaian Elektronik memiliki fitur-fitur meliputi manajemen user, Input data pegawai, pencarian berdasarkan Nama, NIP, dan SKPD, unggah/simpan arsip elektronik (image document) per pegawai dalam format PDF, JPG, GIF dan format dikument gambar lainnya, hapus arsip elektronik, daftar kelengkapan dokumen elektronik per pegawai, informasi tempat penyimpanan arsip fisik (hard copy) dan pencetakan arsip elektronik.

Tujuan dilaksanakan diklat ini untuk menghasilkan pegawai ASN yang mempunyai pemahaman dasar dan ketrampilan teknis untuk mengimplementasikan pola penatausahaan pengaturan dokumen secara elektronik, cepat dan tepat serta efisien dalam memanfaatkan sistem informasi filling system. Selain itu peserta diharapkan mampu menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang lebih efektif dan efisien.